确定主题和目标

需要确定年会的主题和目标，主题应该与公司的文化、业务、发展目标等相符合，能够激发员工的参与热情，目标则是希望通过这次活动达到什么效果，比如增强团队凝聚力、提高员工士气等。

选择地点

地点是年会策划中非常重要的一环，需要考虑的因素包括交通便利性、场地大小、设施设备、安全性等，也要考虑到参与人员的喜好和需求，比如是否喜欢户外活动等。

根据主题和地点，制定具体的活动内容，可以包括文艺表演、游戏互动、团队拓展、晚宴等环节，在制定活动内容时，需要考虑到参与人员的年龄、性别、兴趣爱好等因素，以及活动的趣味性和互动性。

安排时间和日程

根据活动内容和参与人员的情况，安排具体的日程和时间，需要考虑到活动的连贯性和时间的合理性，避免出现时间冲突或者活动过于紧凑的情况。

确定预算和费用

根据活动内容和地点，确定预算和费用，需要考虑到场地租赁、餐饮、交通、道具、礼品等多个方面的费用，并制定详细的费用预算和支出计划。

宣传和邀请

通过公司内部渠道或者社交媒体等途径，宣传年会的主题和活动内容，吸引员工的参与，制定邀请函和名单，确保邀请到所有应该参加的人员。

在活动现场，需要有专人负责协调和管理，确保活动的顺利进行，活动结束后，需要进行后期总结和评估，分析活动的成效和不足之处，为今后的活动提供经验和借鉴。

是年会外出策划的一些建议，具体实施时还需要根据公司的实际情况和需求进行调整和优化。